People Operations Specialist (m/w/d)

Personalprozesse gestalten. Menschen begleiten.

Wir suchen jemanden, der gerne mit Menschen arbeitet, den Überblick behält und dafür sorgt, dass im Hintergrund alles rundläuft. Als People Operations Specialist bist du Teil unserer Verwaltung und arbeitest eng mit unserer Verwaltungsleitung zusammen. Du begleitest unsere Mitarbeitenden vom Onboarding bis zum Offboarding und sorgst dafür, dass unsere Personalprozesse strukturiert und zuverlässig funktionieren.

Dabei übernimmst du nicht nur klassische Aufgaben der Personaladministration, sondern bringst auch eigene Ideen ein und entwickelst unsere HR-Prozesse gemeinsam mit uns weiter. Als Teil unseres Verwaltungsteams unterstützt du bei Bedarf außerdem bei allgemeinen administrativen und organisatorischen Aufgaben.

Deine Mission:

Employee Lifecycle begleiten: Du unterstützt unsere HR-Prozesse vom Onboarding über Vertragsänderungen und interne Wechsel bis hin zum Offboarding und sorgst für einen reibungslosen Ablauf.
Personaladministration organisieren: Du erstellst und verwaltest Arbeitsverträge, Bescheinigungen und weitere personalrelevante Dokumente, pflegst unsere Personaldaten und behältst wichtige Fristen im Blick.
Ansprechpartner sein: Du unterstützt unsere Mitarbeitenden bei organisatorischen und administrativen Personalfragen sowie bei Themen wie Elternzeit, Abwesenheiten und Arbeitszeitmodellen.
HR-Systeme betreuen & Prozesse optimieren: Du arbeitest mit unseren digitalen HR-Tools, insbesondere Personio und TimeTac, hinterfragst bestehende Abläufe und bringst eigene Ideen zur Weiterentwicklung unserer HR-Prozesse ein.
Im Verwaltungsteam mit anpacken: Du unterstützt deine Kolleg:innen bei Bedarf auch außerhalb des Personalbereichs und übernimmst Vertretungsaufgaben sowie weitere allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten.

Darüber würden wir uns freuen:

HR-Erfahrung & Personaladministration: Du bringst Erfahrung in der operativen Personalarbeit mit und hast idealerweise eine kaufmännische Ausbildung, ein Studium mit HR-Bezug oder eine vergleichbare Qualifikation.
Organisation & Struktur: Du arbeitest selbstständig, sorgfältig und strukturiert und behältst auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick.
Kommunikation & Fingerspitzengefühl: Du gehst offen und wertschätzend auf Menschen zu, kommunizierst klar und weißt, wie wichtig Diskretion und Vertraulichkeit im Personalbereich sind.
Digitale Affinität: Du arbeitest gerne mit digitalen Tools und hast Freude daran, Abläufe effizienter zu gestalten. Erfahrungen mit Personio oder vergleichbaren HR-Systemen sind von Vorteil.
Eigeninitiative & Weiterentwicklung: Du denkst mit, erkennst Verbesserungspotenziale und bringst eigene Ideen ein, um unsere HR-Prozesse gemeinsam weiterzuentwickeln.
Teamgeist & Flexibilität: Du arbeitest gerne im Team, unterstützt deine Kolleg:innen und bist bereit, bei Bedarf auch außerhalb des Personalbereichs mit anzupacken.
Verantwortungsbewusstsein: Du gehst zuverlässig mit sensiblen Informationen um, übernimmst Verantwortung und weißt, wann eigenständiges Handeln oder eine Abstimmung gefragt ist.

Was uns besonders wichtig ist:

Wir suchen keine reine Sachbearbeitung, die ausschließlich vorgegebene Aufgaben abarbeitet. Wir wünschen uns jemanden, der Freude an operativer Personalarbeit hat, Verantwortung übernimmt und unsere HR-Prozesse gemeinsam mit uns weiterentwickeln möchte.

Gleichzeitig ist uns wichtig, dass du dich als Teil unserer Verwaltung verstehst. Dein Schwerpunkt liegt klar im Personalbereich, aber gegenseitige Unterstützung und ein gemeinsamer Blick auf den gesamten Verwaltungsalltag gehören für uns selbstverständlich dazu.

Das macht uns besonders: 

Sicherer Job mit Perspektive: Wir sind eine der größten Packaging-Agenturen Deutschlands mit über 35 Jahren Erfahrung und über 200 Kollegen.
Maximale Flexibilität: Gemeinsam finden wir die passende Lösung, wann und wo du arbeitest – abgestimmt auf dich, dein Team und deine Aufgaben.

Modernste Ausstattung: Apple-Produkte, neueste Adobe Creative Suite & innovative Softwarelösungen.
Arbeitsplatz zum Wohlfühlen: Super modernes Office mit Social-Heart & guter Anbindung an Öffis in zentraler Lage.
Deine Zukunft, deine Entwicklung: Weiterbildungsmöglichkeiten & aktive Mitarbeit an unserem NewWork-Prozess.
Extra-Perks: Bikeleasing und Zugang zu unserem NXT-Health-Portal basierend auf voiio.
Tolles Team: Gemeinsam wachsen wir an unseren Herausforderungen und darüber hinaus – unsere einzigartige Kultur macht das möglich